DỊCH VỤ TÍNH LƯƠNG CHUYÊN NGHIỆP TẠI VIỆT NAM

Bảng lương không chỉ là những con số. Đó là sự thể hiện cam kết của doanh nghiệp đối với người lao động và là giao điểm phức tạp của Nhân sự, Tài chính và Tuân thủ Pháp luật. Vina Boueki cung cấp một dịch vụ tính lương chuyên nghiệp tại Việt Nam, được thiết kế để biến gánh nặng hành chính này thành một quy trình liền mạch, chính xác và an toàn, giúp doanh nghiệp an tâm phát triển.

1. Những Trăn Trở Của Doanh Nghiệp Về Công Tác Lương

Chúng tôi thấu hiểu rằng các nhà quản lý tại doanh nghiệp FDI thường xuyên đối mặt với những câu hỏi và thách thức rất đặc thù trong công tác tính lương. Đây chính là những vấn đề mà dịch vụ của Vina Boueki được thiết kế để giải quyết triệt để.

Luật pháp Việt Nam thay đổi liên tục?

Hệ thống pháp luật điều chỉnh tiền lương tại Việt Nam là sự giao thoa phức tạp của ít nhất ba văn bản luật chính: Bộ luật Lao động (quy định về lương tối thiểu, lương làm thêm giờ, các loại phụ cấp), Luật Bảo hiểm xã hội (quy định về các khoản đóng góp bắt buộc), và Luật Thuế Thu nhập cá nhân (quy định về cách tính thuế và các khoản giảm trừ). Các văn bản này và các nghị định, thông tư hướng dẫn lại thường xuyên được cập nhật, sửa đổi. Việc bỏ lỡ một thay đổi nhỏ cũng có thể dẫn đến việc tuân thủ sai, gây ra rủi ro bị truy thu và xử phạt từ các cơ quan nhà nước.

Làm sao để đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối cho dữ liệu lương?

Thông tin về lương và thu nhập là một trong những dữ liệu nhạy cảm nhất trong nội bộ doanh nghiệp. Việc xử lý lương bởi chính các nhân viên trong công ty, dù có quy trình chặt chẽ đến đâu, vẫn luôn tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin. Điều này có thể dẫn đến sự so bì, bất mãn trong đội ngũ nhân sự, tạo ra các xung đột không đáng có và ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp.

Quy trình tính lương cho các mô hình kinh doanh đặc thù quá phức tạp?

Mỗi ngành nghề, mỗi mô hình kinh doanh lại có những đặc thù riêng trong việc tính lương. Ví dụ, lương cho chuyên gia nước ngoài đòi hỏi xử lý các loại phụ cấp và quy định thuế phức tạp. Lương cho ngành sản xuất phải quản lý nhiều ca kíp và lương làm thêm giờ. Đặc biệt, với sự bùng nổ của kinh tế số, các doanh nghiệp trong ngành E-commerce hay Logistics phải đối mặt với bài toán tính lương theo hiệu suất cho một lực lượng lao động lớn và biến động như đội ngũ nhân viên giao hàng.

Bộ phận nhân sự đang tốn quá nhiều thời gian cho công việc hành chính?

Công tác tính lương hàng tháng là một công việc lặp đi lặp lại nhưng đòi hỏi sự tập trung và tỉ mỉ cao độ. Khi quy mô nhân sự tăng lên, gánh nặng hành chính này cũng ngày càng lớn, chiếm dụng thời gian quý báu của bộ phận nhân sự và kế toán. Điều này tạo ra một chi phí cơ hội, khi mà đội ngũ của doanh nghiệp đáng lẽ nên dành thời gian đó cho các công việc mang tính chiến lược hơn như thu hút và giữ chân nhân tài, phát triển văn hóa doanh nghiệp hay phân tích tài chính.

2. Dịch Vụ Tính Lương Của Vina Boueki Sẽ Giải Quyết Vấn Đề Này Như Thế Nào?

Giải pháp của Vina Boueki được xây dựng để trả lời trực tiếp cho từng trăn trở của doanh nghiệp, mang lại sự an tâm và hiệu quả vượt trội.

• Đội ngũ Chuyên gia Luôn Cập nhật: Thay vì để doanh nghiệp phải tự mình theo dõi, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ là người đảm nhận việc cập nhật liên tục mọi thay đổi trong các quy định pháp luật. Chúng tôi đảm bảo hệ thống tính lương của doanh nghiệp luôn tuân thủ 100%, loại bỏ hoàn toàn các rủi ro pháp lý.
• Quy trình Bảo mật Chuẩn Quốc tế: Vina Boueki hoạt động như một bên thứ ba độc lập. Chúng tôi áp dụng các quy trình bảo mật thông tin nghiêm ngặt, từ việc trao đổi dữ liệu qua các kênh mã hóa cho đến việc phân quyền truy cập nội bộ, cam kết bảo mật tuyệt đối cho dữ liệu lương của doanh nghiệp.
• Năng lực Xử lý các Tình huống Phức tạp: Với kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi có khả năng xử lý các bài toán lương phức tạp nhất, từ lương cho chuyên gia nước ngoài đến lương theo hiệu suất của các mô hình kinh doanh hiện đại.
• Giải phóng Nguồn lực cho Doanh nghiệp: Bằng việc ủy thác cho chúng tôi, doanh nghiệp đã chuyển giao một gánh nặng hành chính. Đội ngũ nhân sự và kế toán của doanh nghiệp sẽ được giải phóng để tập trung vào các công việc có giá trị chiến lược cao hơn.

3. Quy Trình Dịch Vụ Minh Bạch và Rõ Ràng

Chúng tôi tin rằng sự tin tưởng được xây dựng dựa trên một quy trình làm việc minh bạch. Dưới đây là các bước phối hợp hàng tháng giữa Vina Boueki và doanh nghiệp.

Bước 1 Tiếp nhận Dữ liệu

Vào mỗi kỳ lương, chuyên viên phụ trách của Vina Boueki sẽ chủ động liên hệ và gửi cho doanh nghiệp một biểu mẫu để xác nhận các thông tin cần thiết. Doanh nghiệp sẽ cung cấp cho chúng tôi các dữ liệu đầu vào như bảng chấm công, thông tin về nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, các thay đổi về lương, các khoản tạm ứng… Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách thiết lập một hệ thống chấm công hiệu quả và dễ dàng trích xuất dữ liệu.

Bước 2 Xử lý và Báo cáo

Sau khi nhận đủ thông tin, chúng tôi sẽ tiến hành xử lý trên hệ thống phần mềm chuyên dụng. Công việc bao gồm: tính lương chi tiết cho từng cá nhân, tính toán các khoản trích nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, và tính số Thuế thu nhập cá nhân phải nộp. Sau đó, chúng tôi sẽ lập một bộ báo cáo lương hoàn chỉnh và gửi lại cho doanh nghiệp để kiểm tra và phê duyệt.

Bước 3 Hỗ trợ Chi trả và Thực hiện các nghĩa vụ

Khi doanh nghiệp đã phê duyệt bảng lương, chúng tôi sẽ cung cấp tệp chuyển khoản theo chuẩn ngân hàng để doanh nghiệp thực hiện việc chi trả một cách nhanh chóng. Đồng thời, chúng tôi sẽ hướng dẫn và thay mặt doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ kê khai, nộp tiền bảo hiểm và thuế cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đảm bảo mọi việc được hoàn tất đúng hạn.

4. Năng Lực Xử Lý Các Tình Huống Tính Lương Phức Tạp

Giá trị của một đơn vị tính lương chuyên nghiệp thể hiện rõ nhất khi đối mặt với các bài toán khó, những bài toán mà quy trình thủ công hoặc các phần mềm tiêu chuẩn khó có thể giải quyết hiệu quả. Vina Boueki tự hào có kinh nghiệm xử lý nhiều tình huống phức tạp, bao gồm:

4.1 Lương Cho Chuyên Gia Nước Ngoài (Expatriates)

Đây là lĩnh vực đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về cả Luật Lao động và các quy định về thuế. Chúng tôi có năng lực chuyên sâu trong việc:

• Phân biệt và Kê khai Thu nhập Chịu thuế và Miễn thuế: Phân tích chi tiết các khoản phúc lợi đặc thù mà doanh nghiệp thường cung cấp cho người nước ngoài (ví dụ: tiền thuê nhà, phí học cho con, vé máy bay về thăm nhà…) và đối chiếu với các quy định pháp lý hiện hành để xác định chính xác khoản nào chịu thuế Thu nhập cá nhân và khoản nào được miễn thuế.
• Xác định Tình trạng Cư trú Thuế (Tax Residency Status): Tư vấn và xác định một chuyên gia là đối tượng cư trú hay không cư trú dựa trên quy tắc 183 ngày và các điều kiện khác. Việc xác định đúng tình trạng cư trú là yếu tố then chốt, vì nó quyết định đến phương pháp tính thuế hoàn toàn khác nhau (biểu lũy tiến từng phần đối với người cư trú và thuế suất 20% trên tổng thu nhập đối với người không cư trú).
• Hỗ trợ Quyết toán Thuế Khi Kết thúc Hợp đồng: Hướng dẫn và thực hiện thủ tục bắt buộc phải quyết toán thuế Thu nhập cá nhân trước khi một chuyên gia nước ngoài kết thúc nhiệm kỳ và rời khỏi Việt Nam, một điểm mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót và có thể gây ra các rắc rối về sau. Dịch vụ này được kết nối chặt chẽ với các nghiệp vụ trong gói hỗ trợ người nước ngoài tại Việt Nam của chúng tôi.

4.2 Lương Cho Các Doanh nghiệp Có Cơ Cấu Phức tạp (E-commerce, Logistics, IT, FMCG, F&B)

Sự bùng nổ của kinh tế số tạo ra các mô hình kinh doanh mới với cơ cấu lao động và cách tính lương đặc thù. Vina Boueki có khả năng đáp ứng các yêu cầu này:

• Quản lý Lương theo Hiệu suất: Chúng tôi có kinh nghiệm xây dựng hệ thống để tính toán lương cho các đội ngũ lao động lớn và biến động như nhân viên giao hàng (shipper), nhân viên bán hàng… Lương của họ thường bao gồm nhiều cấu phần phức tạp như lương cơ bản, thưởng theo số lượng đơn hàng, thưởng theo quãng đường, và các khoản phụ cấp khác.
• Đảm bảo Tuân thủ Bảo hiểm Xã hội: Đối với một lực lượng lao động lớn và thường xuyên có sự thay đổi, việc thực hiện đúng và kịp thời các thủ tục báo tăng, báo giảm với cơ quan Bảo hiểm xã hội là một thách thức lớn. Hệ thống của chúng tôi sẽ đảm bảo việc này được thực hiện một cách chính xác, tránh các rủi ro bị truy thu.

4.3 Lương Cho Ngành Sản xuất và Xây dựng

Đây là các ngành có các quy định riêng về lao động và tiền lương. Năng lực của chúng tôi bao gồm:

• Quản lý Lương làm thêm giờ và Ca kíp: Xây dựng hệ thống chấm công và tính lương phức tạp cho các nhà máy hoạt động theo nhiều ca kíp. Chúng tôi đảm bảo việc tính lương làm thêm giờ, lương làm việc vào ban đêm, ngày nghỉ, ngày lễ được thực hiện chính xác 100% theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.
• Xử lý các loại Phụ cấp Đặc thù: Quản lý và tính toán chính xác các loại phụ cấp đặc thù của ngành như phụ cấp độc hại, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp nặng nhọc… và đảm bảo các khoản này được tính vào lương đóng Bảo hiểm xã hội một cách hợp lệ.

5. Quy Trình Chuyển Đổi Dịch Vụ An Toàn Cùng Vina Boueki

Chúng tôi hiểu rằng việc chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ tính lương là một quyết định quan trọng và có thể gây ra những lo ngại về sự gián đoạn. Vì vậy, Vina Boueki đã xây dựng một quy trình chuyển đổi (onboarding) chuyên nghiệp, được thiết kế để đảm bảo quá trình diễn ra một cách liền mạch, an toàn và không ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

1. Bước 1: Thành lập dự án (1-3 ngày làm việc): Ngay sau khi ký kết hợp đồng, chúng tôi sẽ thiết lập hồ sơ của doanh nghiệp trên hệ thống bảo mật của Vina Boueki. Một chuyên viên phụ trách riêng sẽ được chỉ định để làm đầu mối liên lạc duy nhất với doanh nghiệp.
2. Bước 2: Thu thập và Chuẩn hóa Dữ liệu (3-5 ngày làm việc): Chúng tôi sẽ phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhân sự của doanh nghiệp để thực hiện việc chuyển giao an toàn toàn bộ dữ liệu nhân sự và lịch sử lương hiện có. Dữ liệu sẽ được chúng tôi chuẩn hóa và nhập liệu vào hệ thống mới.
3. Bước 3: Chạy Thử và Đối chiếu (1 kỳ lương): Để đảm bảo sự chính xác tuyệt đối, trong kỳ lương đầu tiên, Vina Boueki sẽ thực hiện việc tính lương song song với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ cùng doanh nghiệp đối chiếu kết quả của hai hệ thống để đảm bảo mọi con số đều khớp 100% trước khi vận hành chính thức.
4. Bước 4: Vận hành Chính thức và Hỗ trợ Liên tục: Sau khi đã xác nhận sự chính xác, Vina Boueki sẽ chính thức tiếp quản hoàn toàn công tác tính lương. Kể từ đây, doanh nghiệp sẽ bắt đầu trải nghiệm quy trình hỗ trợ chuyên nghiệp và hiệu quả của chúng tôi hàng tháng.

6. Các Lợi Thế Vượt Trội Của Vina Boueki

• Kinh nghiệm dày dặn làm việc với các công ty quốc tế và đa quốc gia: Chúng tôi thấu hiểu những tiêu chuẩn khắt khe và yêu cầu báo cáo quản trị phức tạp của các tập đoàn đa quốc gia. Với kinh nghiệm sâu sắc khi làm việc với các khách hàng từ nhiều quốc gia như Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore và các nước Châu Âu, chúng tôi có khả năng tùy chỉnh dịch vụ để đáp ứng các yêu cầu báo cáo riêng và đảm bảo sự giao tiếp thông suốt, hiệu quả.
• Hỗ trợ Đa ngôn ngữ (Nhật – Anh – Việt): Đội ngũ của chúng tôi có khả năng phá vỡ mọi rào cản ngôn ngữ, trao đổi thông tin một cách rõ ràng và chuyên nghiệp với cả ban lãnh đạo người nước ngoài và bộ phận nhân sự người Việt Nam.
• Tích hợp Dịch vụ Nhân sự và Pháp lý: Dịch vụ tính lương của chúng tôi không hoạt động một cách riêng lẻ. Nó được kết nối chặt chẽ và được hỗ trợ bởi chuyên môn từ các dịch vụ quản trị nhân sự và tính lương, và các dịch vụ hỗ trợ pháp lý khác trong hệ sinh thái của Vina Boueki, tạo thành một giải pháp nhân sự toàn diện.

7. Câu Hỏi Thường Gặp Về Dịch vụ tính lương

Liên Hệ Để Nhận Tư Vấn Chi Tiết

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc tối ưu hóa các quy trình nội bộ chính là một lợi thế cạnh tranh. Bằng cách ủy thác chức năng tính lương cho một đối tác chuyên nghiệp như Vina Boueki, doanh nghiệp không chỉ giải quyết được một bài toán hành chính phức tạp, mà còn thiết lập được một nền tảng quản trị nhân sự minh bạch, hiệu quả và tuân thủ. Hãy để chúng tôi chăm sóc những con số, để ban lãnh đạo có thể tập trung chăm sóc con người và phát triển kinh doanh.