6 Thay Đổi Trong Thủ Tục Xin Giấy phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài Theo NĐ 219/2025/NĐ-CP
Thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP chính thức áp dụng quy trình gộp 2 bước hoàn toàn mới. Khung pháp lý cập nhật này bãi bỏ văn bản chấp thuận nhu cầu riêng biệt, rút ngắn thời gian xử lý xuống 10 ngày làm việc và siết chặt quy định di chuyển nội bộ. Khung pháp lý điều chỉnh việc sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam vừa trải qua đợt cải cách sâu rộng với việc ban hành Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/08/2025, chính thức thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Tiếp đó, Nghị quyết 24/2026/NQ-CP có hiệu lực từ ngày 29/04/2026 đến ngày 28/02/2027 tiếp tục cắt giảm và đơn giản hóa nhiều thành phần hồ sơ hành chính.
Bài viết này tổng hợp toàn bộ các điểm mới cốt lõi bao gồm: quy trình rút gọn từ 3 bước xuống 2 bước, bãi bỏ báo cáo sử dụng lao động định kỳ, siết chặt hình thức di chuyển nội bộ, cơ chế thông báo miễn cấp phép, chứng thực điện tử và trích xuất dữ liệu dùng chung. Đồng thời, Vina Boueki phân tích chi tiết các điểm rủi ro thực tiễn về chi phí thuế TNDN, bảo hiểm xã hội và visa nhập cảnh để doanh nghiệp chủ động rà soát tuân thủ.
1. Khung pháp lý hiện hành về quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam
Việc cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài hiện nay chịu sự điều chỉnh trực tiếp của các văn bản quy phạm pháp luật cấp Chính phủ mang tính hệ thống.
Chính phủ ban hành Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 07/08/2025, đặt nền móng cho cuộc cải cách toàn diện về quản lý người lao động nước ngoài. Văn bản này bãi bỏ hoàn toàn Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP trước đây, thiết lập lại các tiêu chuẩn về điều kiện, trình tự và hình thức làm việc đối với lao động quốc tế.
Đến ngày 29/04/2026, Nghị quyết 24/2026/NQ-CP chính thức có hiệu lực (kéo dài đến hết ngày 28/02/2027) nhằm tiếp tục đẩy mạnh cắt giảm thủ tục hành chính thuộc nhiều lĩnh vực, bao gồm công tác cấp và gia hạn Giấy phép lao động. Các doanh nghiệp khi vận hành nhân sự nước ngoài cần cập nhật đồng bộ cả hai văn bản này để đảm bảo toàn bộ hồ sơ nhân sự đạt tính pháp lý cao nhất.
2. 6 thay đổi cốt lõi khi xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài
Nghị định 219/2025/NĐ-CP và Nghị quyết 24/2026/NQ-CP tạo ra 6 bước chuyển dịch quan trọng trong công tác quản lý thực tế.
① Rút gọn quy trình thủ tục từ 3 bước còn 2 bước cho người nước ngoài
Theo quy định cũ tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện lần lượt 3 thủ tục độc lập: đăng tuyển lao động Việt Nam, xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, và nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động.
Theo quy định mới, thủ tục “Chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài” riêng biệt đã được xóa bỏ. Quy trình xử lý hiện nay gói gọn trong 2 bước:
-
Đăng tuyển lao động Việt Nam: Chỉ áp dụng đối với hình thức giao kết Hợp đồng lao động, thực hiện công khai chậm nhất 5 ngày trước khi thực hiện bước tiếp theo.
-
Nộp hồ sơ gộp: Doanh nghiệp nộp “Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp Giấy phép lao động” cùng một thời điểm. Thời gian nộp được thực hiện trong vòng 60 ngày và ít nhất 10 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc.
Thời hạn xử lý hồ sơ cấp mới được ấn định là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan chuyên môn nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Sơ đồ so sánh quy trình cấp Giấy phép lao động:
-
Quy trình cũ (Nghị định 152/2020/NĐ-CP): Đăng tuyển lao động Việt Nam -> Xin Chấp thuận nhu cầu -> Xin cấp Giấy phép lao động.
-
Quy trình mới (Nghị định 219/2025/NĐ-CP): Đăng tuyển lao động Việt Nam (chỉ áp dụng Hợp đồng lao động) -> Nộp Báo cáo giải trình gộp Đề nghị cấp Giấy phép lao động (Thời hạn xử lý: 10 ngày làm việc).
② Bãi bỏ nghĩa vụ nộp báo cáo sử dụng lao động nước ngoài định kỳ
Doanh nghiệp chính thức không còn phải lập và gửi báo cáo 6 tháng hoặc báo cáo hằng năm về tình hình sử dụng người lao động nước ngoài tới Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Việc giám sát được chuyển sang hình thức hậu kiểm dựa trên cơ sở dữ liệu điện tử liên thông. Tuy nhiên, nghĩa vụ nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động Việt Nam định kỳ vẫn giữ nguyên hiệu lực.
③ Quy định bắt buộc chỉ chọn một hình thức làm việc duy nhất
Tại Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cơ quan quản lý bắt buộc người lao động nước ngoài chỉ được lựa chọn duy nhất 01 hình thức làm việc tại Việt Nam. Quy định này tạo ra điểm rủi ro lớn đối với nhân sự thuộc diện di chuyển nội bộ (DCNB). Nếu nhân sự sang Việt Nam theo diện DCNB nhưng doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn đồng thời chi trả lương hoặc giao kết Hợp đồng lao động, doanh nghiệp sẽ đối mặt với các rủi ro pháp lý phát sinh:
-
Giấy phép lao động có nguy cơ bị tuyên vô hiệu theo Khoản 4 Điều 156 Bộ luật Lao động 2019.
-
Mức phạt tiền hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Khoản 2 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
-
Toàn bộ chi phí tiền lương chi trả sai hình thức có rủi ro bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
-
Trường hợp phải chuyển từ DCNB sang Hợp đồng lao động, doanh nghiệp sẽ phát sinh nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế bắt buộc với tổng mức chi phí chiếm khoảng 30% quỹ lương.
④ Đơn giản hóa thủ tục đối với các trường hợp miễn Giấy phép lao động
Một số đối tượng người lao động nước ngoài thuộc diện miễn Giấy phép lao động (ví dụ: người kết hôn với công dân Việt Nam theo Khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP) không còn phải làm thủ tục xin cấp “Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động”. Thay vào đó, doanh nghiệp hoặc người lao động khi làm thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài chỉ cần gửi văn bản thông báo tới cơ quan có thẩm quyền chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc.
⑤ Áp dụng chứng thực điện tử và tích hợp xin Lý lịch tư pháp song song
Doanh nghiệp được phép ủy quyền thực hiện thủ tục cấp Lý lịch tư pháp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia đồng thời với quá trình chuẩn bị hồ sơ cấp Giấy phép lao động. Kết quả Lý lịch tư pháp điện tử được chia sẻ trực tiếp giữa các cơ quan quản lý, giảm thiểu thời gian chờ đợi. Ngoài ra, việc sử dụng các bản chứng thực điện tử (đối với hộ chiếu, Lý lịch tư pháp, Giấy khám sức khỏe, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp – ERC) thực hiện tại UBND cấp xã/phường có kết quả trong 01 ngày làm việc, thay thế hoàn toàn yêu cầu sao y bản chính giấy.
⑥ Cắt giảm thành phần hồ sơ theo Nghị quyết 24/2026/NQ-CP
Nghị quyết 24/2026/NQ-CP mang đến điểm cập nhật quan trọng: khi các thông tin của người lao động nước ngoài đã có sẵn trên Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia dùng chung (như bản sao hộ chiếu còn hạn, ảnh chân dung, thông tin Giấy phép lao động cũ không thay đổi), doanh nghiệp được miễn nộp lại các tài liệu này. Quy định áp dụng nhất quán cho cả thủ tục cấp mới lẫn gia hạn Giấy phép lao động theo các Điều 7, Điều 18 và Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
3. Bảng tổng hợp các thay đổi về Giấy phép lao động
| Tiêu chí so sánh | Quy định cũ (Nghị định 152/2020/NĐ-CP) | Quy định mới (Nghị định 219/2025/NĐ-CP & NQ 24/2026/NQ-CP) |
| Quy trình xin cấp | 3 bước tách biệt (Đăng tuyển -> Chấp thuận nhu cầu -> Xin cấp GPLĐ) | 2 bước gộp (Đăng tuyển -> Nộp Báo cáo giải trình gộp Đề nghị cấp GPLĐ) |
| Thời gian giải quyết | Xử lý qua nhiều khâu, kéo dài từ 20 đến 30 ngày làm việc | 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ |
| Báo cáo định kỳ NLĐNN | Phải nộp định kỳ 6 tháng và hằng năm | Bãi bỏ hoàn toàn, chuyển sang giám sát qua dữ liệu điện tử |
| Hình thức di chuyển nội bộ | Chưa siết chặt cơ chế chi trả lương tại Việt Nam | Bắt buộc chọn 01 hình thức; DCNB không được nhận lương/ký HĐLĐ tại Việt Nam |
| Xác nhận miễn GPLĐ | Bắt buộc nộp hồ sơ xin Giấy xác nhận miễn | Chuyển sang hình thức gửi Thông báo (nộp trước 3 ngày làm việc) cho một số đối tượng |
| Thành phần hồ sơ giấy | Phải nộp bản sao y công chứng cho tất cả giấy tờ | Khai thác dữ liệu điện tử dùng chung, miễn nộp giấy tờ đã có trên hệ thống |
4. Các lưu ý rủi ro và khuyến nghị tư vấn tuân thủ cho doanh nghiệp
Trong quá trình đồng hành cùng các tập đoàn quốc tế và doanh nghiệp FDI, Vina Boueki nhận thấy nhiều đơn vị thường gặp vướng mắc ở các khâu kỹ thuật pháp lý. Dưới đây là phân tích chi tiết kèm giải pháp xử lý:
4.1. Chức danh “Nhà quản lý” và “Giám đốc điều hành”
Hồ sơ chứng minh cho hai chức danh này có sự khác biệt rõ rệt. Chức danh Giám đốc điều hành yêu cầu bắt buộc phải có Giấy chứng nhận kinh nghiệm làm việc 3 năm ở vị trí tương đương, kèm theo thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự kéo dài (thường mất khoảng 90 ngày). Trường hợp người lao động không kịp chuẩn bị Giấy chứng nhận kinh nghiệm, doanh nghiệp nên xem xét phương án đăng ký chức danh “Nhà quản lý” kèm theo Phụ lục sửa đổi Điều lệ hoặc Quyết định bổ nhiệm phù hợp.
4.2. Chuyển đổi Visa nhập cảnh sang Thẻ tạm trú
Người lao động nhập cảnh bằng Visa du lịch hoặc diện miễn thị thực 45 ngày sẽ không thể chuyển đổi trực tiếp sang Visa lao động (LĐ1, LĐ2) hoặc Thẻ tạm trú (TRC) ngay tại Việt Nam. Để giải quyết, người lao động cần xuất cảnh khỏi Việt Nam và thực hiện thủ tục tái nhập cảnh bằng Thị thực điện tử (E-visa) đăng ký đúng mục đích làm việc sau khi đã được cấp Giấy phép lao động.
4.3. Rà soát chi trả lương cho lao động di chuyển nội bộ
Doanh nghiệp FDI cần rà soát lại toàn bộ danh sách lao động nước ngoài thuộc diện di chuyển nội bộ. Nếu phát sinh việc trả lương từ tài khoản của công ty tại Việt Nam cho nhân sự DCNB, doanh nghiệp cần điều chỉnh lại cấu trúc hợp đồng để tránh rủi ro Giấy phép lao động bị vô hiệu và bị truy thu thuế TNDN.
4.4. Cân nhắc khi chuyển đổi giữa Hợp đồng lao động và Di chuyển nội bộ
Chiều chuyển đổi từ Hợp đồng lao động sang Di chuyển nội bộ thường gặp trở ngại lớn trong khâu xét duyệt của cơ quan chức năng. Do đó, doanh nghiệp cần hoạch định cấu trúc sử dụng lao động kỹ lưỡng ngay từ bước lập hồ sơ ban đầu.
Để tìm hiểu chi tiết các giải pháp quản trị nhân sự và pháp lý đầu tư toàn diện, doanh nghiệp có thể tham khảo các dịch vụ pháp lý và vận hành doanh nghiệp của Vina Boueki để nhận được sự tư vấn chuyên sâu.
Kết luận
Nghị định 219/2025/NĐ-CP và Nghị quyết 24/2026/NQ-CP đã mở ra cơ chế minh bạch, rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính nhưng đồng thời siết chặt kỷ cương tuân thủ về hình thức sử dụng lao động và nghĩa vụ thuế. Việc nắm rõ các thay đổi cốt lõi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành và loại bỏ hoàn toàn các rủi ro pháp lý phát sinh.
Doanh nghiệp đang gặp vướng mắc trong Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, lập Báo cáo giải trình gộp, chuẩn bị hồ sơ chứng thực điện tử hay cần rà soát lại hệ thống hồ sơ lao động nước ngoài? Hãy liên hệ ngay với đội ngũ cố vấn giàu kinh nghiệm của Vina Boueki để được hỗ trợ giải pháp tuân thủ tối ưu nhất.
|
